Of je nu een ontwikkelproject met Agile doet, of je leidt een veranderproject met een PRINCE2 aanpak, projectteams staan allemaal voor dezelfde uitdaging. Hoe maak je er een project van dat niet alleen succesvol is, maar ook nog eens leuk en interessant om aan te werken? Hoe zorg je dat je positieve aandacht krijgt van je organisatie?

Ik heb 6 tips om te zorgen dat je project de aandacht krijgt die het verdient.

Tip 1: Geef je project een gezicht

Zoek een naam die de kern raakt van je project, en aansprekend is. ‘Implementatie HRM systeem’  wakkert de project koorts niet aan. Verzin een verrassend acronym of een prikkelende naam die de aandacht trekt. Gegarandeerd zul je uitleg moeten geven over het waarom van de naam aan iedereen die je tegenkomt. Direct een kans om je hoofddoel te vertellen. Onderstreep de naam met een pakkend beeld, logo, foto of ondertitel. Zie het als een reclame uiting, je wilt dat mensen je naam onthouden!

Tip 2: Vertel een onweerstaanbaar verhaal

Denk vanaf de start van je project na over de pitch van je project. Wat is de kern, en waarom is daarvoor het project gestart? Stel je voor dat je het project moet verdedigen in een programma als Dragons’ Den. Hoe zou je dat doen? Een goede pitch is kort en bondig, begrijpelijk en maakt de toehoorders nieuwsgierig. Gebruik die pitch vervolgens in stuurgroep vergaderingen, gebruikersgroepen, presentaties en teamoverleggen. De kracht van de herhaling helpt om anderen de boodschap te laten overnemen en op hun beurt weer verder te vertellen.

Tip 3: Zorg voor goede ideeën

Benut de creatieve breinen van het team, en kom samen op goede ideeën. Verzin een nieuwe aanpak, een innovatieve oplossing of een revolutionaire werkmethode voor je project. Denk buiten de bestaande paden, durf iets nieuws te proberen! Laat zo aan je opdrachtgever en stakeholders zien dat jullie serieus werken aan het doel, en dat het huiswerk gedaan is. Laat zien dat het geen dertien-in-een-dozijn project is, maar iets heel bijzonders! Dat is het immers altijd, ieder nieuw project is uniek en anders.

Tip 4: Betrek je backers

Ik gebruik bewust de Engelse term, die meer spreekt als het Nederlandse ‘betrokkenen’ of ‘belanghebbenden’ (ook wel aangeduid met de PRINCE2 term ‘stakeholders’). Een backer is iemand die je project resultaat kan ondersteunen en rugdekking kan geven aan beslissingen in het proces. En betrekken is meer dan informeren. Zorg dat backers kunnen participeren in je project. Benut hun input actief met inspraak sessies of workshops, zorg dat ze kunnen meedenken over het hoe en wat van je project. Participatie zorgt voor draagvlak, en voorkomt dat beslissingen uitblijven. Het zorgt ook voor een gezonde grond onder je project, zodat je uiteindelijke resultaat goed landt in de organisatie. Blijf het betrekken volhouden tijdens je project, ook al lijkt het veel tijd en moeite te kosten. Het betrekken van je backers betaalt zich altijd terug.

Tip 5: Deel je tussentijdse resultaten

Wees open over de stappen die je zet in je project, ook al lijken ze nog zo klein en onbelangrijk. Er wordt hard gewerkt aan het resultaat, en de wereld om je heen is geïnteresseerd in wat er gebeurt. Gebruik de communicatie kanalen in je organisatie optimaal. Is er een stap gezet in het opstellen van een ontwerp? Licht een tipje van de sluier op, ook al is het nog niet definitief. En laat weten hoe het team het doet. Wordt er goed samengewerkt? Is er een mijlpaal gevierd? Heeft het team ondanks tegenslag de moed erin gehouden? Deel het!

Tip 6: Focus niet alleen op het budget

Mensen zullen je niet steunen als je focus te sterk op het budget ligt. Mensen bieden steun als je aan iets werkt dat waarde toevoegt en aansprekend is. Geld is dat zelden. Je bijdrage aan een speerpunt van de organisatie of aan het makkelijker maken van het werk van alledag is iets dat aanspreekt, en zorgt voor meer backers. Buiten je opdrachtgever zijn er niet veel mensen voor wie het budget belangrijk is of waar het vandaan komt. Wat natuurlijk niet betekent dat je als projectteam je budget niet in de gaten moet houden. Zet het echter altijd in perspectief tot het einddoel.

Oh ja, nog 1 toegift…. Vergeet niet om plezier te hebben! Een team dat met plezier werkt aan een project straalt dat uit. En dat helpt weer om positieve aandacht voor het project te generen.